גם בפייסבוק, אינסטגרם ויוטיוב, כבר ביקרתם?

הגיע הזמן לניהול זמן

אלון גל

לומדים לנהל את הזמן שלנו היטב ופתאום מגלים שיש לנו זמן לכל מה שחשוב. אז קדימה, לדרך.

אין זמן לבזבוזי זמן!

ניהול זמן בצורה נכונה

כמה פעמים הרגשתם שאתם רוצים להספיק לעשות דבר מה, לתכנן משהו חדש, להצטרף לחוג מעניין, לבלות יותר עם הילדים, ללכת לחדר כושר או לשנות דבר כזה או אחר בחייכם? 

בדרך כלל נשמע את אותו קול פנימי האומר לנו: "אבל אין לי זמן לזה", "מתי אוכל להגיע לזה?" וכדומה.

המשאב היקר והמוגבל ביותר ברשותנו בעולם הוא הזמן .הוא בלתי ניתן למילוי או הרחבה. למרות זאת, נוכל לבחור באפשרויות שונות, על מנת לנהל את הזמן שלנו בצורה נכונה.

בדרך כלל זה לא שבאמת חסר לנו זמן, הבעיה נובעת ממקור אחר. עלינו לבדוק כיצד אנו משתמשים  בזמן שלנו, כלומר מה אנחנו עושים איתו בפועל, ביומיום.

כאשר אנו מנהלים את הזמן שלנו בצורה נכונה, אנו מתקדמים ומשיגים את המטרות שלנו וכתוצאה מכך, יש לנו יותר כסף ויותר זמן, אותם אנו יכולים לנצל לדברים נוספים.

לדוגמא: אדם פותח עסק חדש.הוא משקיע את מיטב זמנו בעסק ובשיווק המוצר אשר פיתח,  וכעבור זמן מה קוצר את פירות עמלו. העסק עליו שקד, מתייצב ומתחיל להתגלגל מעצמו.

הנה מתפנה לאותו אדם זמן לעשות בו כראות עיניו. 

מה קורה לרוב האנשים?

רוב האנשים מגלים כי האנרגיה והזמן שלהם ממוקדים בחזרה על אותן פעילויות שוב ושוב. כולנו הרי מכירים את הדפוס הזה אצלנו. אותו פרק זמן שלא משמש אותנו לעשייה מועילה. לעיתים אנו בורחים משגרת היום באמצעות צפייה בטלוויזיה, שיטוט באינטרנט, עישון, שיחות סרק בטלפון, או רכילות. פעילות מסוג זה גוזלת  מאיתנו את המשאב המתכלה והיקר ביותר שלנו, הלא הוא הזמן, ואנו נותרים באותו מצב, ללא שינוי של ממש.

 

נשאל את עצמנו מה יש בכל הפעילויות הללו המסיח את דעתנו? ממה אנו בורחים כאשר אנו בוחרים להעביר את היום שלנו דרכם? מה גורם לי לא לקדם מטרה כזו או אחרת?

למעשה, כשאנחנו מעבירים את זמננו בחוסר מודעות למטרות ולתוצאות של העשייה שלנו, אנו לא ממש נוטלים אחריות על חיינו. אנו בעצם שטים בים החיים, לאן שספינת הזמן לוקחת אותנו. בדרך זו אנו מונעים מעצמנו סיכונים מיותרים ונמנעים מלהתמודד עם פחדים הנמצאים בתוכנו.

באפשרותנו להחליט לפעול אחרת: חישבו על המניעים שלכם, שימו לב להתנהלות היומיומית שלכם וזהו את ההרגלים המבזבזים את זמנכם. קחו אחריות אישית ושנו את הדרך בה אתם מנהלים את הזמן שלכם.  

רוצים לקבל פרטים נוספים? השאירו פרטים

כיצד נתחיל לתכנן את זמננו בצורה נכונה?

1. תכנון

אין ספק כי התכנון ככלי, אכן יכול לייעל את חיינו, אך לרוב, אנשים נוטים שלא להשתמש בו. הסיבות לכך מגוונות: אולי כי בעבר הצליח להם איכשהו גם בלעדיו או מכיוון שרוב האנשים נוטים קודם כל לעשיית פעולה, ללא תכנון מוקדם. 

עשייה מסוג זה יוצרת דפוס התנהגותי של תגובה. אותו אדם מגיב לכל המתרחש בסביבתו. שימו לב כי תגובה בדרך כלל דורשת מאיתנו מעט חשיבה מוקדמת. אדם הרגיל להתנהל דרך התנהגות תגובתית, יתקשה לשנות דפוס זה ביומיום וכך ימשיך להגיב במקום לתכנן, ויגלה שאין לו זמן…

תכנון, כתחליף, אינו חייב להיות מסובך ומורכב.

תהליך התכנון יכול לכלול אלמנט של ניהול זמן. כך לדוגמה בסיומו של כל שבוע ערכו רשימת מטלות חשובות שתרצו לבצע בשבוע הקרוב. 

החלו כמובן במטלות הדחופות ביותר. תיחמו כל משימה בזמן. לדוגמה: פגישת שיווק עם ניר – חצי שעה, הכנת דוח –שעה , יצירת קשר עם X לקוחות חדשים מדי שבוע.

2. רשמו את לוח הזמנים שלך על נייר

לוח הזמנים חייב להיות כתוב בצורה או דרך שונה מהרגיל, אחרת, יש סיכוי שיישכח, במיוחד במהלך יום עמוס בעבודה. השתדלו לכתוב את המשימות שלכם באופן מרוכז, על דף אחד שיישאר גלוי לעין (ולא במגירה או במקום שאינכם רואים).

כתיבה של הדברים עוזרת להבהיר את המחשבה ולהתמקד בדברים אותם  תרצו להשיג באותו היום.

בסוף היום בדקו את עצמכם: מה היה בסדר? מה השתבש? מה הצלחתם ומה לא? האם הדברים היו מחוץ לשליטתכם ?

ככל שתעבדו יותר על פי ובצמוד ללוח זמנים תפתחו מיומנות בתחום וזה יעשה קל.

3. סדר עדיפויות

עשו חלוקה של המטלות לפי רמת דחיפותם – כתבו את המשימות הדחופות בראש הדף ואת הפחות חשובות מתחתן. המשימות יילקחו מהתכנון השבועי שערכתם על פי עקרונות שהוזכרו קודם.

4. גמישות

אחת השגיאות הנפוצות בניהול זמן בא לידי ביטוי כאשר אנשים נוטים לתכנן לוח הזמנים המפרט כל דקה ודקה מזמנם. גישה זאת מסוכנת ומובילה לתחושת החמצה. לא ניתן לשלוט ביום העבודה ותמיד ישנן הפתעות כאלו ואחרות. לכן חשוב להשאיר זמן לאותן הפרעות ואירועים בלתי צפויים היכולים לקרות במהלך היום. קבע לעצמך את כמות הזמן הגמיש המתאימה לך.

5. השתמשו בדוא"ל

שימוש נבון באמצעי זה יכול לחסוך דקות זמן יקרות.

השתמשו במייל לשליחת הודעות, שאלות וכל מה שאינו מחייב תקשורת בינאישית. כתיבת מייל אורכת כדקה-שתיים בעוד ששיחת טלפון יכולה להמשך זמן רב. יתרון נוסף למייל הוא שניתן לשלוח אותו בכל שעה ביממה, מה שמהווה יתרון בניהול הזמן.

6. התמקדו באותו נושא ללא הסחות דעת

התחלתם משימה כלשהיא, המשיכו בה .אל תתנו למייל שמגיע להסיח את דעתכם ולגרום לכם לזנוח את המשימה. התחלה וסיום של משימה, ללא הפרעה, תמיד יעילה יותר מעשייה של מספר משימות במקביל. אין ספק כי איכות התוצר המוגמר של עשייה שכזו ישקף זאת.

עצה אחרונה למתקשים והחדשים בתחום ניהול הזמן – התחילו בצעדים קטנים, שימו לב כמה הספקתם כאשר ניהלתם את הזמן שלכם ושכללו זאת מדי יום. 

אז קדימה, לדרך, חבל על הזמן…

רוצים לקבל פרטים נוספים? השאירו פרטים

המחזור הפנוי הקרוב

המחזור הפנוי הבא